Oleh Yanti Triwadiantini (CEO/Founder Partnership-ID)
Selama pandemic Covid-19 berlangsung hampir 2 tahun lamanya, masyarakat di berbagai lokasi terpaksa terisolasi sehingga tidak dapat melakukan pertemuan atau rapat seperti biasanya. Banyak prakarsa yang melibatkan berbagai pihak, terpaksa terhenti atau mengalami perlambatan yang signifikan. Dalam situasi ketidak-pastian tersebut, banyak pihak merasa perlu mencari jalan agar prakarsa atau aliansi yang telah dibangun dapat meneruskan misinya.
Namun sesungguhnya, jauh sebelum pandemi melanda dunia, juga sejak sebelum SDGs (Target Pembangunan Berkelanjutan) memasukkan “kemitraan” sebagai salah satu target (no 17), para praktisi kemitraan di seluruh dunia sudah memikirkan tentang berbagai aspek kemitraan antara mitra2 yang berasal dari atau berlokasi di tempat-tempat yang berjauhan satu sama lain. Dari sinilah kemudian gagasan tentang kemitraan jarak jauh, tumbuh dan berkembang.
Saat ini, kemitraan jarak jauh dipahami sebagai kelompok orang yang bekerja untuk entitas yang berbeda dan berbagi tujuan sosial dan lingkungan, saling akuntabel satu sama lain, namun masing-masing mitra bekerja jarak jauh, dengan perbedaan lokasi, budaya, dan waktu (sumber: remotepartnering.org, 2016).
Ketika istilah “remote partnering” (kemitraan jarak jauh) ditanyakan kepada para praktisi kemitraan, berbagai hal yang disampaikan antara lain:
- Kemitraan jarak jauh tidak bisa menggantikan tatap-muka.
- Sering menimbulkan rasa frustasi dan tidak memadai.
- Sulit merasakan “mood” dari para mitra, maupun menangkap bagian-bagian yang terpenting dalam pembicaraan.
- Merupakan cara yang mau tidak mau dijalani selama masa pandemic (pembatasan pertemuan tatap muka dan perjalanan).
- Meski tidak mudah, namun memberikan kesempatan untuk mencoba cara kerja yang baru.
- Mitra-mitra yang berjauhan lokasinya, dapat menemukan peluang-peluang baru yang sebelumnya tidak terpikirkan.
Bagi sebagian praktisi kemitraan, menjalani hubungan dengan mitra jarak jauh sudah merupakan hal biasa atau kondisi sehari-hari. Namun perlu dipahami bahwa teknik yang diterapkan, memerlukan strategi yang tepat agar tujuan kemitraan dapat tercapai sama baiknya bahkan lebih produktif dibanding tatap muka.
Dalam buku kerja “Remote Partnering” yang ditulis oleh Baksi, Russ, Lucht, Serafin dan Tennyson (2017), ada beberapa tantangan yang penting diperhatikan dalam menjalani kemitraan jarak jauh:
- Konteks: permasalahan tentang konteks biasanya terkait dengan kesulitan memahami kondisi masing-masing (misalnya tekanan, hambatan, perubahan eksternal yang mempengaruhi pendanaan dsb). Hal ini sering terjadi antara mitra internasional dan mitra lokal.
- Bahasa: perbedaan bahasa seringkali menjadi kendala, terutama saat para mitra harus menulis atau berbicara di telephone atau moda-moda komunikasi lain yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi visual serta waktu untuk mencerna dan memperoleh klarifikasi.
- Waktu: dalam hubungan jarak jauh, waktu seringkali dijadikan alasan mengenai kelambatan proses kerja karena perbedaan zona waktu yang menyebabkan tidak optimalnya pekerjaan.
- Teknologi: “Video conference” telah menjadi cara komunikasi yang popular, terpicu dengan adanya pembatasan selama pandemic Covid-19, dimana para mitra dapat bertatap muka, membangun hubungan, memahami budaya, dan menghargai keragaman. Namun demikian, penggunaan komunikasi berbasis teknologi sering menimbulkan rasa frustasi karena konektifitas internet yang tidak stabil, atau kurangnya piranti yang memadai.
Di satu sisi, keberadaan para mitra yang saling berjauhan membawa tantangan-tantangan seperti tersebut di atas. Namun jika direnungkan lebih dalam, terdapat hal-hal positif pada saat suatu kemitraan harus dilakukan secara jarak jauh.
Pertama, dalam posisi berjauhan, para mitra terpaksa berbagi peran dan tanggung jawab serta dituntut untuk sama-sama bekerja keras menanggulangi kendala-kendala jarak jauh tersebut. Kebebasan individu dalam memimpin proses di lokasi masing-masing, memberikan keleluasaan berkreasi yang dapat menghasilkan peluang yang sebelumnya tidak diperkirakan.
Kedua, pada kemitraan global kendali yang dipegang oleh pusat pengambil keputusan merupakan hal yang wajar. Dalam situasi kemitraan jarak jauh, realokasi kendali di tingkat lokal menjadi terbuka sehingga terjadi penggabungan pendapat dan sudut pandang yang memperkaya kemitraan dalam mencari inovasi. Proses kebersamaan dapat terjadi, meski dengan cara berbeda dibanding rapat-rapat tatap muka. Bagi individu-individu yang semula pasif karena sifatnya yang introvert, bekerja jarak jauh (virtual) mungkin memberikan kenyamanan yang memicu produktifitasnya.
Catherine Russ berbagi tips dalam salah satu publikasinya (sumber: Partnership Brokers Association, 2020), bahwa efektifitas kemitraan jarak jauh dapat ditingkatkan dengan memperhatikan 3 hal berikut:
- Niat :
- Memberikan perhatian khusus pada tujuan dari pertemuan yang sedang dijalani secara jarak jauh, apakah untuk membangun tim, membuat keputusan, membangun saling percaya, atau penjajakan.
- Memecahkan status quo, dan membangun proses yang tidak biasa sambil membangun keakraban baru.
- Inklusif
- Memastikan kebutuhan masing-masing mitra dapat tersampaikan.
- Membuat agar “suara” atau pendapat yang kurang terdengar bisa mendapat perhatian, demikian juga jika ada polarisasi pandangan.
- Mengkaitkan hati, pikiran, dan jiwa dalam percakapan.
- Memastikan para peserta (mitra) merupakan pusat perhatian, bukan sebagai pengisi kehadiran saja.
- Kreatifitas
- Memberikan “nyawa” kepada teknologi yang digunakan, bukan dikuasai.
- Mencoba berbagai cara/teknologi yang tersedia, dan memanfaatkan pilihan-pilihan yang sesuai.
- Memiliki keberanian/semangat mengajak para mitra untuk mencoba cara/teknologi yang sebelumnya belum pernah dilakukan/dipakai.
- Memandang masalah sebagai suatu peluang untuk mencari inovasi baru.
Penelaahan ketiga aspek di atas sesungguhnya berlaku bagi kemitraan bertatap-muka langsung. Efektifitas kemitraan ditentukan oleh bagaimana pendekatan kita terhadap cara bermitra, perilaku/attitude para mitra, dukungan dari para pengambil keputusan, serta apakah kegiatan kemitraan dapat mencapai hasil (keluaran dan dampak) yang dicapai.
Kemampuan para mitra menjalani tips di atas, dapat diasah melalui pelatihan, mentoring, atau forum-forum pembelajaran. Dalam hal ini, peran pengelola kemitraan (partnership broker) sangat dibutuhkan untuk memulai, memfasilitasi, menyemangati para mitra dalam menjalani perubahan cara komunikasi, sambil terus mengkoordinasi dan mengajak belajar bersama tentang cara/teknologi baru yang terus berkembang pesat.